提案書や営業資料、会議資料などの作成に、多くの時間を取られている企業は少なくありません。資料の構成を考え、内容を整理し、PowerPointで形にする作業は、担当者の負荷が大きくなりやすい業務です。
こうした中で注目されているのが、生成AIを活用した資料作成です。生成AIを使えば、構成案やたたき台の作成を効率化し、資料作成のスピードを高めやすくなります。
一方で、実務では単にプロンプトを入力して資料を出力すればよいわけではありません。ブランドルールやデザインの統一、既存の運用フローへの組み込みまで考えないと、現場で使い続けるのは難しくなります。
この記事では、生成AIで資料作成に取り組む企業が増えている理由や、活用できる資料の種類、導入メリット、うまくいかないケース、成果につなげる進め方まで分かりやすく解説します。
生成AIで資料作成に取り組む企業が増えている理由
資料作成の工数が大きく、提案活動や意思決定のスピードを下げやすいため
営業資料や提案書、社内の報告資料は、多くの企業で日常的に作成されています。資料作成そのものは重要な業務ですが、構成整理や文章作成、情報の要約、見せ方の調整に時間がかかりやすい点が課題です。
特に営業企画や事業企画、マーケティング、経営企画、DX推進などの部門では、資料作成の遅れが提案活動や社内意思決定のスピードに影響しやすくなります。そのため、資料作成の一部を効率化できる手段として、生成AIへの関心が高まっています。
提案書や営業資料の品質が担当者ごとにばらつきやすいため
資料の品質は、担当者の経験やスキルに左右されやすい傾向があります。構成が分かりやすい人もいれば、情報量が多すぎて読みにくくなる人もいます。デザイン面でも、フォントや配色、レイアウトにばらつきが出ることは珍しくありません。
このばらつきは、提案の説得力や企業としての印象に影響します。一定の品質で資料を作れる仕組みを整えたいと考える企業にとって、生成AIは有力な選択肢の一つになっています。
生成AIの活用が広がり、資料作成でも効率化への期待が高まっているため
生成AIは、文章作成や要約、情報整理などの業務で活用が進んでいます。こうした流れの中で、資料作成にも生成AIを活用したいというニーズが広がっています。
資料作成は、文章生成だけでなく、構成設計や論点整理、説明の言い換えなど、生成AIと相性がよい工程が多い業務です。そのため、単なる話題性ではなく、実務上の効率化手段として期待されるようになっています。
生成AIで資料作成できる主な資料
営業資料や提案書
生成AIは、営業資料や提案書の作成に活用しやすいです。例えば、提案の目的や対象顧客、訴求ポイントを入力すれば、章立てやメッセージのたたき台を作成しやすくなります。
ゼロから構成を考える負担を減らせるため、提案準備の初動を早めたい場面に向いています。過去の提案パターンを踏まえた下書き作成にも活用しやすいでしょう。
社内報告資料や会議資料
定例会議の報告資料や進捗共有資料のように、一定のフォーマットで繰り返し作る資料にも生成AIは向いています。議事メモや実績データ、要点を入力すれば、説明文や要約文の作成を効率化できます。
定型性のある資料ほど、生成AIによる支援の効果が出やすくなります。更新作業の負荷を下げたい企業にとって、導入しやすい領域です。
経営層向けの説明資料や戦略資料
経営層向け資料や戦略資料では、複雑な情報を整理し、短く分かりやすく伝える力が求められます。生成AIは、情報の要約や論点の整理、説明の言い換えに役立ちます。
ただし、この領域では正確性や論理性、最終的な表現の精度がより重要です。生成AIでたたき台を作成し、人がレビューして仕上げる形が現実的です。
生成AIで資料作成を行うメリット
構成案とたたき台を短時間で作成できる
資料作成で時間がかかりやすいのは、最初の構成設計です。何をどの順番で伝えるかが決まらないと、その先の作業が進みません。
生成AIを使えば、目的や対象読者、伝えたい要点をもとに、構成案や見出し案、説明文のたたき台を短時間で作成しやすくなります。初稿作成のスピードが上がる点は大きなメリットです。
定型資料の更新作業を効率化できる
月次報告や定例会議資料、営業向けの説明資料などは、毎回ゼロから作る必要がないケースが多くあります。こうした資料は、前回の内容を踏まえた更新が中心になりやすいです。
生成AIを活用すれば、変更点の反映や要約、説明文の整形を効率化しやすくなります。更新作業にかかる手間を減らせるため、担当者の負荷軽減につながります。
情報整理の抜け漏れを減らしやすい
資料作成では、説明すべき論点が抜けたり、情報の粒度がそろわなかったりすることがあります。特に複数人で資料を作る場合は、視点のずれが生じやすくなります。
生成AIは、目的に応じた観点出しや論点整理を支援できるため、構成や情報整理の抜け漏れを減らしやすくなります。人の確認は必要ですが、初期段階の整理精度を高める手段として有効です。
現在の生成AIだけでは資料作成がうまくいかないケース
ブランドルールやデザインの統一が難しい
資料は内容だけでなく、見た目の統一感も重要です。しかし一般的な生成AIだけでは、企業ごとのブランドカラーやフォントルール、余白設計、図表の見せ方まで安定して反映するのは簡単ではありません。
結果として、文章はできても、企業として統一感のある資料に仕上げるには人の調整が必要になります。実務では、この部分が大きな負担として残りやすいです。
PowerPointでそのまま使える品質に整える手間が残りやすい
生成AIで文章や構成案を作れても、そのままPowerPointで使えるとは限りません。スライドごとの情報量の調整や、箇条書きの整理、図解とのバランス調整など、仕上げの手間が発生しやすいためです。
つまり、資料作成の一部は効率化できても、最後の実務的な仕上げまで含めて考えないと、期待したほど工数削減につながらないことがあります。
現場の運用フローに組み込めないと定着しにくい
生成AIの導入がうまくいかない理由は、ツールの性能だけではありません。現場の業務フローに合っていないと、結局使われなくなることがあります。
例えば、誰が使うのか、どの資料で使うのか、レビューはどうするのか、最終責任は誰が持つのかが曖昧なままだと、運用が定着しにくくなります。生成AIを資料作成に活用するには、運用設計まで含めて考えることが重要です。
資料作成でAIを活用するときのポイント・選び方
自然言語で指示できるか
現場で使いやすいツールを選ぶうえで重要なのが、自然言語で指示できるかどうかです。専門的な操作や複雑な設定が必要だと、一部の担当者しか使えなくなる可能性があります。
「誰向けの資料か」「何を伝えたいか」「どのようなトーンにしたいか」といった指示を、普段の言葉で入力できる方が、実務への導入は進みやすくなります。
PowerPointでの利用を前提にしているか
資料作成の現場では、最終的にPowerPointで編集、共有、提出するケースが多くあります。そのため、AIツールを選ぶ際は、PowerPointでの利用を前提にしているかを確認することが重要です。
単にテキストを出力するだけでは、現場では使いにくいことがあります。PowerPointアドインなど、既存の資料作成環境とつながる仕組みがあるかがポイントです。
ブランドスタイルを反映できるか
企業の資料には、ブランドやデザインの一貫性が求められます。配色やフォント、表現トーン、レイアウトルールがばらばらだと、資料全体の品質に影響します。
そのため、AIツールを選ぶ際は、自社のブランドスタイルやデザインルールをどこまで反映できるかを確認する必要があります。ここが弱いと、結局人手で整える工程が減りません。
Slackなど既存ツールと連携できるか
現場で定着しやすいのは、日常的に使っているツールと連携しやすい仕組みです。例えばSlack上から資料作成を依頼できたり、既存のPowerPoint運用とつなげられたりすると、導入のハードルは下がります。
新しいツールを単独で増やすのではなく、既存の業務環境の中で使えるかどうかを基準に選ぶことが大切です。
生成AIによる資料作成を成果につなげる進め方
どの資料から生成AIを使うか決める
最初からすべての資料作成に生成AIを適用しようとすると、現場が混乱しやすくなります。まずは営業資料、定例報告資料、会議資料など、効果が出やすい対象から始めることが大切です。
定型性が高く、作成頻度が高い資料ほど、導入効果を検証しやすくなります。小さく始めることが成功の近道です。
自社のデザインルールとブランド基準を整理する
生成AIを活用しても、デザインルールが曖昧なままでは品質をそろえにくくなります。まずはフォント、色、余白、表紙デザイン、図表ルール、文章トーンなどを整理する必要があります。
この基準が明確になっていれば、AI活用の精度も高まりやすくなります。資料作成の効率化と品質向上を両立するために、基準整備は欠かせません。
作成からレビューまでの運用フローを設計する
生成AIで資料作成を支援する場合でも、最終確認は人が行う必要があります。そのため、作成依頼からレビュー、修正、完成までの流れを決めておくことが重要です。
誰がAIに指示を出すのか、誰がレビューするのか、どの段階でブランドチェックを行うのかを明確にしておけば、運用が定着しやすくなります。
小さく始めて改善しながら対象業務を広げる
生成AIの活用は、一度導入して終わりではありません。使いながら、どこで時間が削減できたか、どこに手戻りが多いかを確認し、改善していくことが大切です。
まずは一部の部署や一部の資料で試し、成果や課題を見ながら対象業務を広げることで、無理のない導入がしやすくなります。
生成AIでの資料作成を相談した方がよい企業
営業資料や提案書の作成負荷が大きい企業
営業資料や提案書の作成に多くの時間がかかっている企業は、生成AI活用の効果が出やすいです。特に、営業担当者が資料作成に時間を取られ、本来の提案活動に十分な時間を割けていない場合は、改善余地が大きいといえます。
資料の品質とデザインを全社でそろえたい企業
部署ごと、担当者ごとに資料の品質や見た目がばらついている企業も、相談する価値があります。単なる作成スピードの向上だけでなく、全社で一定水準の資料品質を保つ仕組みづくりが必要になるためです。
生成AIを導入したいが実務への落とし込みに不安がある企業
生成AIに関心はあっても、どの資料で使うべきか、どのように運用すべきか分からない企業は少なくありません。こうした場合は、ツール選定だけでなく、業務への組み込み方まで含めて相談した方が進めやすくなります。
生成AIで資料作成を効率化したいならGenerativeXのパワポ部長がおすすめ
自然言語でPowerPoint資料を作成できる
資料作成を効率化したい企業にとって、使いやすさは重要です。GenerativeXのパワポ部長は、自然言語で指示しながらPowerPoint資料の作成を進められるため、「Q4の売上推移をグラフで」「競合比較スライドを追加」など、専門的な操作に慣れていない担当者でも活用しやすい設計です。
資料の構成や説明内容をゼロから考える負担を減らし、たたき台づくりを効率化しやすくなります。
ブランドスタイルを記憶し、資料全体の統一感を保てる
資料作成を実務で活用するうえでは、単に文章を生成できるだけでは不十分です。企業ごとのブランドスタイルやデザインルールを設定することができ、資料全体の統一感を保つことができます。
また、パワポ部長は、要素間のスペーシング、テキストの階層、視覚的バランスを自動調整して、細かなデザイン修正や手直しを削減できます。
Slack連携とPowerPointアドインで現場に導入しやすい
生成AIツールは、現場で無理なく使えることが定着の条件になります。Slack連携やPowerPointアドインに対応していれば、普段の業務環境の中で活用しやすくなります。
パワポ部長は、既存の業務フローに組み込みやすい点も特長です。資料作成の効率化だけでなく、現場への定着まで見据えて導入を検討したい企業に適しています。
生成AIでの資料作成を検討する際によくある質問
生成AIだけで提案資料は完成するのか
生成AIだけで提案資料を完全に仕上げるのは、まだ難しい場面があります。構成案や文章のたたき台づくりには有効ですが、最終的な表現調整や内容確認、ブランドルールの反映は人の確認が必要です。
そのため、生成AIは人の作業をすべて置き換えるものではなく、資料作成の初期工程や整理工程を効率化する手段として考えるのが現実的です。
既存のPowerPoint運用を変えずに使えるのか
ツールによって異なりますが、PowerPointでの利用を前提にしたサービスであれば、既存運用を大きく変えずに導入しやすくなります。特にアドインや既存ツール連携がある場合は、現場の負担を抑えやすいです。
導入前には、現在の作業フローにどこまでなじむかを確認することが大切です。
自社のブランドデザインやルールを反映できるのか
一般的な生成AIでは難しいこともありますが、ブランドスタイルの反映を前提にしたサービスであれば対応しやすくなります。資料作成を全社で運用するなら、この点は必ず確認しておくべきです。
見た目の統一感まで含めて資料品質を高めたい場合は、単なる文章生成ツールではなく、資料作成の実務に合わせた支援を選ぶことが重要です。
資料作成の効率化と品質向上を両立したい場合は相談が有効
生成AIの活用範囲を整理したい場合は専門家に相談すると進めやすい
生成AIは便利ですが、何にでも使えばよいわけではありません。自社のどの資料に適しているか、どこまでAIに任せるべきかを整理するには、実務視点での判断が必要です。
そのため、導入前の段階で専門家に相談し、活用範囲を整理しておくと進めやすくなります。
自社に合った導入方法を検討したい場合は個別相談が有効
企業によって、資料作成の流れや課題は異なります。営業資料の負荷が大きい企業もあれば、経営会議資料の品質統一を重視したい企業もあります。
自社に合った導入方法を検討するには、個別相談を通じて課題を整理し、運用イメージを具体化することが有効です。
資料請求や問い合わせで具体的な活用イメージを確認できる
生成AIを使った資料作成が自社に合うか判断するには、実際の活用イメージを持つことが重要です。資料請求や問い合わせを通じて、どのような業務に使えるのか、どのような形で運用できるのかを確認すると、検討を進めやすくなります。
まとめ
生成AIは、資料作成の構成設計やたたき台作成、情報整理を効率化する有力な手段です。営業資料や提案書、会議資料、報告資料など、さまざまな資料作成業務で活用が進んでいます。
一方で、実務では単に生成AIで資料を出力するだけでは不十分です。ブランドルールやデザインの統一、PowerPointで使える品質への調整、レビューを含めた運用設計まで考えて初めて、継続的な成果につながります。
そのため、資料作成の効率化と品質向上を両立したい企業は、ツール単体ではなく、実務に組み込める形で導入を検討することが大切です。自社に合った進め方を具体化したい場合は、GenerativeXのような支援サービスに相談しながら進めると、導入後の定着まで見据えた活用がしやすくなります。
